Vous pensez avoir à gérer une trop grande charge mentale?
Vous avez essayé de faire des listes et au final vous êtes submergés?

Je vais vous présenter ici 2 méthodes qui ont fait leurs preuves, en tout cas, avec moi 🙂

La matrice d’Eisenhower

Source : Wikipedia

Je vais commencer par ceci qui est relativement connu et dont nous auront grand besoin pour la suite.
La matrice d’Eisenhower se décompose en 4 types de tâches qui sont réparties en suivant 2 critères simples :
– Urgent ou Non Urgent
– Important ou Non Important

Triez

Urgent?

L’urgence à réaliser une tâche dépend de 2 aspects. La date à laquelle cette tache doit impérativement être réalisée et le temps que vous estimez nécessaire pour qu’elle le soit. Et comme vous êtes aussi faillible que moi, vous prendrez soin de doubler le temps que vous avez prévu! Voilà, vous savez si c’est urgent ou pas.
Vous vous rendez compte que vous n’avez pas le temps de tout faire maintenant que vous avez estimé le temps nécessaire? Découpez en tâches plus petites, et pour chaque tâche, recommencez l’exercice complet Urgent/Important.

Important ?

L’importance d’une tâche est celle que VOUS y mettez. Ainsi vous pouvez mettre une valeur haute à certaines tâches que d’autres considèreraient comme futile. Et oui, on parle de valeur, et chacun a son propre système de valeur. Donc, écoutez vous!!
Vous avez pu accepter de prendre certaines tâches en charge qui ne vous apporteront pas directement bénéfice. Par exemple, ce détour en rentrant du travail pour aller aider un ami à décharger le nouveau buffet et enlever l’ancien… et pourtant, votre journée a été épuisante, et vous n’avez aucune envie de déplacer des meubles bien lourds. Et vous le ferez quand même parce que si vous ne tirez aucun avantage à ce nouveau buffet, vous construisez la relation avec votre ami, c’est là votre intérêt.

Agissez

Supprimez!

En faisant consciencieusement votre tri entre important et urgent, vous allez trouver des tâches que vous ne jugez ni importante, ni urgente. La matrice vous dit simplement : Supprimez
Comment vous sentez vous? Mal à l’aise? Peur de perdre? de trahir?
Vous pouvez effectivement avoir le sentiment de trahir la confiance de quelqu’un qui compte sur vous. Après tout, si cette tâche est dans votre liste, c’est que vous avez accepté de l’y mettre. Respectez vous et prenez acte de votre décision : Ce n’est ni important, ni urgent. Informez la personne qui compte sur vous ET proposez lui une solution alternative.
Pour tout ce que vous supprimez, avec ou sans difficulté due à vos biais cognitifs (toujours un sujet passionnant à travailler sur soi), contemplez la quantité de travail à ne plus faire, savourez, félicitez vous, vous avez grandement avancé!

Déléguez!

Je suis souvent dans l’urgence. Parce que j’ai choisi d’avoir une vie bien remplie, la synchronisation des sujets m’amène souvent à devoir gérer plus de tâches que je ne peux en traiter. Vous aussi?
Je peux établir que c’est du à mon manque d’organisation, mais d’une part, je trouve que je fais quand même pas mal d’effort de ce côté là, et d’autre part, ce n’est pas le moment de me flageller!
Une solution est de s’attacher à faire ce qui est important, et de déléguer le reste. Si ce n’est pas important, l’erreur est permise, et donc je peux la permettre (première étape d’une bonne délégation)

Planifiez!

J’ai souvent moins à déléguer si j’arrive à bien planifier. Remettre au lendemain est tout à fait sain quand cela me permet de me focaliser sur ce qui le mérite le jour même. Ainsi, dans mon planning se retrouvent les tâches qui mériteront mon attention le moment venu, au bon moment.
Dans le cas où je suis dans une période où les journées sont bien remplies, ou je ne peux pas prendre de l’avance, cette tâche finira inévitablement en Important ET Urgent, donc à faire aujourd’hui!

Réalisez!

Et bien voilà, dans cette catégorie, vous trouvez ce que vous avez réellement à faire. La montagne s’est-elle réduite? Faites l’exercice à partir de votre Todo List et vous pourriez être surpris.e.
Je vous invite à surveiller l’écueil assez classique de la tâche hyper urgente et importante qui arrive alors que vous êtes déjà à réaliser quelque chose. Il n’y a guère que ce qui est vital qui mérite d’être traité immédiatement, et vous pouvez reconnaître que ce n’est pas tous les jours qu’une urgence vitale arrive dans vos journées (petite pensée à nos infirmières, pompiers… qui s’en occupent pour nous). Finissez ce que vous êtes en train de faire, ou au moins arrivez à un point d’étape qui ait du sens, prenez considération de cette nouvelle tâche et passez la au crible de la matrice. Elle trouvera sa place dans votre planning.

Conclusion sur la matrice

Un outil simple et efficace, qui peut s’intégrer rapidement à vos habitudes organisationnelles. Elle ne garantie pas les coups de bourre, mais peut vous mettre à l’abri du burn out en évacuant ce qui n’est pas important ou urgent de votre planning du moment.

La méthode Autofocus (revue par moi même)

Getting Things Done (David Allen), décrit un process décrivant une organisation de collecte, de tri, de choix et d’amélioration continue pour améliorer votre quotidien et surtout être toujours plus efficace. Je vous invite à lire les différents articles de Mark Foster sur le sujet, il y a des pépites, notamment Autofocus!

Je travaillais pour une WebAgency (Occitech) quand cela m’a été présenté par Pierre Martin. L’objectif est simple, se vider l’esprit de tout ce dont vous n’avez pas besoin sur le moment. Ainsi, vous allez noter systématiquement ce qui vous passe par la tête, les choses qu’on peut vous demander de faire, un oubli qui vous revient… Vous construisez votre outil, et vous n’aurez besoin pour cela que d’un petit carnet et d’un petit crayon. Une appli sur votre smartphone peut faire l’affaire, mais je n’ai rien trouvé de plus rapide et efficace que ce petit carnet 🙂

Je vous présente ici ma propre adaptation à ce qu’il m’a montré (et ce que j’en ai retenu 😉 ).

1. Faire une liste

Génial, c’est tout simple! Faire la liste exhaustive de tout ce que vous avez à faire, au fur et à mesure ou de nouvelles tâches arrivent. Pour cela, tâchez d’avoir toujours sur vous ce petit carnet.
Ouvrez votre carnet à la première page, félicitez vous et commencez la liste de ce que vous pensez avoir à faire. Commencez par une liste toute neuve, ne vous surchargez pas. Au fur et à mesure, vous complèterez avec ce qui était dans vos listes précédentes, en fonction du moment. Prenez 5 minutes pas plus pour cet exercice. Tracez un trait sous la dernière tache que vous avez indiqué.

2. L’heure du choix

Reprenez le début de la liste et lisez la première tâche en vous posant cette question simple : Avez vous envie de le faire? Est-ce le bon moment? Est-ce que tout est prêt? L’envie est un moteur de performance. Si je suis honnête avec moi même, pour faire bien et être efficace, je dois avoir envie. C’est donc le premier élément que je considère pour savoir si cette tâche mérite mon attention du moment. Parce que j’ai décidé d’être efficace.
Si je suis ok avec cette tâche comme pouvant faire partie de mon programme du jour, je fais un point du côté de la marge. Et je poursuis avec la suivante.

La question est maintenant : « Est-ce que j’ai plus envie de faire cette tâche que la précédente que j’ai pointé? »
Si oui, placez un point à côté de cette tâche, sinon, passez à la suivante. Ce, jusqu’à la fin de votre liste.

3. Passez à l’action

Reprenez votre liste depuis la fin en remontant vers le début et faites la première tâche que vous trouvez avec un point.
Lorsque vous avez fini votre tâche, félicitez vous, rayez là de votre liste et passez, toujours en remontant vers le début, à la prochaine indiquée par un point.
Vous pouvez aussi choisir d’interrompre une tâche parce que vous la jugez assez avancée pour le moment, ou que vous avez un rendez vous à honorer. Très bien, rayez là de la liste et réinscrivez là à la fin de votre liste, à la suite de trait que vous aviez tracé.

4. Une routine quotidienne

Tout au long de votre journée, à chaque nouvelle tâche qui arrive, notez la dans votre carnet à la suite de celles qui s’y trouvent déjà. Le lendemain matin, vous ajouterez, toujours à la suite, les idées de tâches qui vous sont venues dans la nuit et vous tracez un nouveau un trait.
Au fil du temps, vous vous apercevrez que certaines tâches sont maintenant loin dans votre liste, des fois il faut tourner quelques pages… Si vous en êtes là, quelle est l’importance de cette tâche? Vous pouvez choisir de vous pencher dessus aujourd’hui et vérifier qu’elle est toujours d’actualité. Placez un point dessus lorsque vous reprenez votre liste, ainsi vous la traiterez dans la journée, quitte à ce que votre décision soit simplement de la rayer sans rien faire.

Conclusion de mon GTD

Avec cette méthode, je me retrouve avec une liste toujours exhaustive si j’ai pris soin de noter systématiquement les tâches au fur et à mesure de leur arrivée. J’ai aussi le plaisir de pouvoir me vider l’esprit de toutes ces choses auxquelles je dois penser, elles ont maintenant une place dans mon carnet et seront traitées. Chaque chose importante et naturellement traitée en priorité par cette méthode de tri, celles qui le sont moins seront peut être simplement rayées au final, mais ne m’auront pas fait perdre de temps.
En fin je journée, je peux facilement voir tout ce que j’ai accompli et prendre un moment pour me congratuler.
C’est une adaptation simpliste de la méthode décrite par Mark Foster mais qui me convient dans le sens où les règles sont simples et atteignent le résultat que j’attends. Vous pouvez la reprendre, vous rapprochez de celle de Mark ou vous créer la votre sur cette base. L’important, c’est que vous soyez à l’aise et ayez vraiment le sentiment d’être efficace 🙂

Alors ? Quelle méthode avez vous adopté pour être plus efficace?

Le meilleur moyen pour finir quelque chose est de commencer
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